Qu’est-ce que la norme NF 525 ?

La norme NF 525, également connue sous le nom de “Certification des logiciels de caisse”, a été introduite en France en 2018. Elle s’applique à tous les systèmes de caisse électronique utilisés par les entreprises pour enregistrer les transactions commerciales et les paiements. L’objectif principal de la norme est d’assurer la traçabilité et l’intégrité des opérations fiscales.

La norme NF 525 spécifie les exigences techniques que les systèmes de caisse doivent respecter pour être conformes. Ces exigences comprennent notamment la sécurisation des données, l’inaltérabilité des enregistrements, la conservation des données pendant une période spécifiée, la génération de journaux de caisse détaillés, etc. Les systèmes de caisse conformes à la norme NF 525 doivent également être certifiés par un organisme agréé.

Pourquoi la norme NF 525 est-elle importante ?

La norme NF 525 est importante pour plusieurs raisons :

1. Lutte contre la fraude fiscale : La norme vise à renforcer la transparence fiscale et à réduire la fraude à la TVA. En exigeant des systèmes de caisse conformes, elle permet de limiter les manipulations frauduleuses des données fiscales et de garantir l’intégrité des transactions enregistrées.

1. Conformité légale : La conformité à la norme NF 525 est une obligation légale en France pour toutes les entreprises qui utilisent des systèmes de caisse. Les entreprises doivent s’assurer que leurs systèmes sont conformes à la norme et obtenir la certification appropriée pour éviter les sanctions légales.

1. Confiance des autorités fiscales : En adoptant la norme NF 525, les entreprises démontrent leur engagement envers la transparence fiscale et leur volonté de se conformer aux obligations légales. Cela renforce la confiance des autorités fiscales et réduit les risques d’audits fiscaux approfondis.

1. Protection de l’image de marque : La conformité à la norme NF 525 peut contribuer à préserver l’image de marque d’une entreprise. En garantissant l’intégrité des opérations fiscales, elle renforce la confiance des clients, des partenaires commerciaux et du public en général.

Les implications pour les entreprises

La mise en conformité à la norme NF 525 implique plusieurs actions pour les entreprises :

1. Vérification des systèmes de caisse existants : Les entreprises doivent évaluer si leurs systèmes de caisse actuels sont conformes à la norme NF 525. Cela peut nécessiter une analyse détaillée des fonctionnalités et des capacités du système, ainsi qu’une vérification de la certification.

1. Mise à jour des systèmes de caisse : Si les systèmes de caisse ne sont pas conformes à la norme NF 525, les entreprises devront envisager de les mettre à jour ou de les remplacer par des systèmes conformes. Cela peut impliquer des coûts supplémentaires, des migrations de données et des formations pour le personnel.

1. Certification des systèmes de caisse : Une fois que les systèmes de caisse sont conformes à la norme NF 525, ils doivent être certifiés par un organisme agréé. La certification atteste que les systèmes répondent aux exigences techniques et de conformité.

1. Formation du personnel : Les entreprises doivent veiller à ce que leur personnel soit formé à l’utilisation correcte des systèmes de caisse conformes à la norme NF 525. Cela inclut la compréhension des fonctionnalités, des procédures de sécurité et de la génération de rapports conformes aux exigences légales.

1. Suivi continu : La conformité à la norme NF 525 n’est pas une action ponctuelle, mais un processus continu. Les entreprises doivent régulièrement vérifier et mettre à jour leurs systèmes de caisse, s’assurer que les certifications sont à jour, former le personnel sur les évolutions et les bonnes pratiques, et rester informées des éventuelles modifications de la norme.

En conclusion, la norme NF 525 est une exigence légale en France visant à garantir la conformité fiscale et à lutter contre la fraude à la TVA. Les entreprises doivent prendre des mesures pour s’assurer que leurs systèmes de caisse sont conformes à la norme, obtenir la certification appropriée et maintenir une conformité continue. En respectant ces exigences, les entreprises renforcent leur intégrité fiscale, leur image de marque et leur confiance auprès des autorités fiscales.

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Dans cet article, nous allons approfondir le sujet pour comprendre les différentes situations où un devis peut être payant, les obligations légales en matière de devis et les avantages et inconvénients de facturer la création d’un devis à ses clients.

Les situations où un devis peut être payant : 

Dans certains cas, la création d’un devis peut nécessiter un travail important de recherche ou d’analyse de la part du professionnel. Dans ces situations, il peut être justifié de facturer la création du devis au client. Par exemple, un architecte peut facturer la création d’un devis pour la construction d’une maison, car cela nécessite une étude approfondie des plans et des matériaux à utiliser. De même, un consultant en stratégie d’entreprise peut facturer la création d’un devis pour l’élaboration d’un plan stratégique, car cela nécessite une analyse approfondie de l’entreprise et de son environnement.

Cependant, il convient de préciser que ces situations sont relativement rares. La plupart du temps, un devis est considéré comme un document commercial qui doit être remis gratuitement au client.

Les obligations légales en matière de devis : 

En France, la loi impose aux professionnels de fournir gratuitement un devis à leurs clients. Cette obligation est issue de l’article L. 441-6 du Code de commerce, qui établit que « le fournisseur est tenu de remettre gratuitement un devis préalablement à toute prestation de services ou vente de biens réalisée à distance». Cette obligation concerne tous les professionnels, quel que soit leur secteur d’activité.

Il est toutefois important de préciser que cette obligation ne s’applique pas dans toutes les situations. En effet, l’article L. 441-6-1 du Code de commerce prévoit que les professionnels peuvent facturer la création d’un devis dans les cas où cette création nécessite un travail important de recherche ou d’analyse. Cependant, cette disposition est très encadrée et il convient de se référer aux textes pour connaître les situations dans lesquelles elle s’applique.

Les avantages et inconvénients de facturer la création d’un devis à ses clients

Facturer la création d’un devis peut présenter des avantages et des inconvénients pour le professionnel. Voici quelques éléments à prendre en compte avant de décider de facturer ou non la création d’un devis à ses clients.

Les avantages :

• La facturation de la création d’un devis peut permettre de limiter les demandes de devis non sérieuses, en dissuadant les clients peu motivés ou peu engagés.

• La facturation de la création d’un devis peut valoriser le travail du professionnel et lui permettre de montrer qu’il est un expert dans son domaine.

• La facturation de la création d’un devis peut permettre de rémunérer le travail de recherche ou d’analyse réalisé par le professionnel, notamment dans les cas où ce travail est important.

Les inconvénients :

• La facturation de la création d’un devis peut être mal perçue par certains clients, qui pourraient considérer que la création d’un devis fait partie du travail normal du professionnel et que cela ne devrait pas être facturé.

• La facturation de la création d’un devis peut dissuader certains clients de demander un devis, ce qui peut entraîner une perte de potentielles opportunités commerciales.

• La facturation de la création d’un devis peut compliquer la relation commerciale avec le client, en introduisant un élément financier dès le début de la relation.

En conclusion, il est important de préciser que la création d’un devis est généralement considérée comme un document commercial qui doit être remis gratuitement au client. Cependant, dans certains cas où la création d’un devis nécessite un travail important de recherche ou d’analyse, il peut être justifié de facturer cette création. Avant de décider de facturer ou non la création d’un devis à ses clients, il est important de prendre en compte les avantages et les inconvénients de cette décision, ainsi que les obligations légales en la matière.

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La facturation électronique, déjà obligatoire à destination des entités publiques, s’étend progressivement aux professionnels :

1. À partir du 1^er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures sous format électronique. 

1. À partir du 1^er janvier 2025, les entreprises de taille intermédiaire devront transmettre leurs factures électroniquement.

1. Voici la définition d’une entreprise de taille intermédiaire : entreprise employant entre 250 et 4 999 salariés, réalisant soit un chiffre d’affaires annuel inférieur à 1,5 milliard d’euros, soit un total de bilan inférieur à 2 milliards d’euros. Une entreprise qui a moins de 250 salariés, mais plus de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires et plus de 43 millions d’euros de total de bilan, est aussi considérée comme une ETI.

1. À partir du 1^er janvier 2026, les petites et moyennes entreprises, c’est-à-dire une entreprise dont l’effectif est inférieur à 250 personnes. Son chiffre d’affaires annuel est inférieur ou égal à 50 millions d’euros ou le total de son bilan est inférieur ou égal 43 millions d’euros et les micro-entreprises devront transmettre leurs factures électroniquement.

En France, la législation en vigueur en matière de facturation est établie par le Code général des impôts (CGI), ainsi que par d’autres textes réglementaires et fiscaux. Ces textes énoncent les obligations des entreprises en matière de facturation, les informations qui doivent figurer sur les factures et les sanctions encourues en cas de non-respect de ces obligations.

Les obligations des entreprises en matière de facturation, selon l’article 289 du CGI stipule que toute entreprise doit émettre une facture pour toute transaction commerciale réalisée avec un client, dès lors que le montant de la transaction est supérieur à 150 euros. Cette obligation s’applique à toutes les entreprises, indépendamment de leur forme juridique ou de leur statut social.

Les informations requises sur les factures sont énoncées à l’article 242 de l’annexe II du CGI. Les factures doivent comporter les informations suivantes :

1. La date d’émission de la facture ;
2. Le nom et l’adresse du vendeur ;
3. Le nom et l’adresse de l’acheteur ;
4. Le numéro de la facture ;
5. La désignation précise des marchandises ou des services vendus ;
6. Le prix unitaire hors taxes, le taux de TVA appliqué et le montant de la TVA ;
7. Le montant total hors taxes et toutes taxes comprises ;
8. Les conditions de règlement de la facture.

Il est important de noter que certaines activités économiques sont soumises à des obligations particulières en matière de facturation. Par exemple, les entreprises qui vendent des biens ou des services à distance à des particuliers (par internet, téléphone, etc.) doivent se conformer à la législation européenne en matière de facturation électronique.

Les entreprises qui ne respectent pas les obligations de facturation s’exposent à des sanctions fiscales et pénales. Les sanctions fiscales peuvent prendre la forme d’une amende, d’un redressement fiscal ou d’une interdiction d’exercer une activité commerciale. Les sanctions pénales peuvent prendre la forme d’une peine de prison et/ou d’une amende.

Il est donc essentiel pour les entreprises de respecter la législation en vigueur en matière de facturation. Pour cela, elles peuvent s’appuyer sur des logiciels de facturation conformes à la réglementation, qui les aident à émettre des factures conformes aux normes en vigueur.

En conclusion, la facturation est une étape importante pour toutes les entreprises, mais il est essentiel de se conformer à la législation en vigueur en matière de facturation pour éviter toute sanction ou litige. Les obligations des entreprises en matière de facturation, les informations qui doivent figurer sur les factures et les sanctions encourues en cas de non-respect de ces obligations sont clairs.

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1. Gain de temps :

 Les factures papier peuvent être une source de perte de temps importante pour les entreprises et les particuliers. En effet, il est souvent nécessaire de se déplacer physiquement pour récupérer les factures envoyées par courrier, de les trier et de les archiver. Ce processus peut être fastidieux, surtout lorsqu’il y a un grand nombre de factures générées.

En revanche, les factures numériques peuvent être facilement envoyées et reçues. Les clients peuvent recevoir leurs factures directement dans leur boîte e-mail, sans avoir à attendre qu’elles soient envoyées par courrier. De plus, les factures sous forme électronique  peuvent être triées automatiquement grâce à des filtres et des classements par catégorie, ce qui permet de gagner du temps et d’optimiser la gestion administrative.

Enfin, elles peuvent être archivées de manière électronique, ce qui évite la nécessité de stocker physiquement les documents. Cela permet de réduire les coûts de stockage et d’économiser de l’espace, tout en garantissant l’accessibilité des factures en cas de besoin.

2. Économie : 

Les factures papier sont souvent associées à des coûts supplémentaires qui peuvent être évités grâce à l’utilisation de factures au format numérique. En effet, les factures papier nécessitent l’impression de plusieurs documents, l’utilisation de papier, d’enveloppes, de timbres et l’envoi par courrier postal. Tout cela peut représenter des coûts considérables pour les entreprises et les particuliers.

Cependant, les factures informatisées éliminent tous ces coûts supplémentaires. Les factures seront envoyées et reçues via des plateformes en ligne graduellement, ce qui évite les coûts d’impression, de papier et d’enveloppes. De plus, les factures numériques sont souvent envoyées gratuitement par email, ce qui évite les coûts de timbres et de frais de port.

Pour les entreprises, l’utilisation de factures sous forme numérique peut avoir un impact significatif sur leur rentabilité. En éliminant les coûts liés à la gestion des factures papier, les entreprises peuvent réduire leurs dépenses et améliorer leur marge bénéficiaire. De plus, en réduisant le volume de papier utilisé pour les factures, les entreprises peuvent contribuer à la préservation de l’environnement tout en améliorant leur image de marque.

3. Respect de l’environnement : 

L’utilisation excessive de papier a un impact négatif sur l’environnement, notamment en termes de déforestation, d’émissions de gaz à effet de serre, de consommation d’eau et d’énergie. L’industrie papetière est l’une des industries les plus polluantes au monde, et la production de papier est responsable de la destruction de nombreux habitats naturels et de la dégradation des écosystèmes.

En optant pour des factures au format informatisé , vous pouvez contribuer à la réduction de la consommation de papier. Les factures électroniques sont envoyées et stockées en ligne, ce qui évite l’utilisation de papier, d’enveloppes et de timbres. Cela permet de réduire la quantité de papier utilisée pour la gestion de la comptabilité, ce qui est un geste positif pour la planète.

De plus, en réduisant la consommation de papier, les entreprises et les particuliers peuvent contribuer à la réduction des émissions de gaz à effet de serre. En effet, la production de papier nécessite de l’énergie, de l’eau et de nombreux produits chimiques, ce qui contribue aux émissions de gaz à effet de serre responsables du changement climatique.

4. Sécurité des données : 

La sécurité des données est une préoccupation importante pour les entreprises et les particuliers. Les factures papier peuvent être égarées, perdues ou endommagées, ce qui peut entraîner des erreurs de comptabilité, des pertes financières et des retards de paiement.

L’article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans […] ».

En revanche, les factures dématérialisées sont stockées de manière sécurisée sur des serveurs, ce qui garantit la sécurité de vos données et la possibilité de les retrouver facilement en cas de besoin. Les informations sensibles telles que les numéros de compte bancaire et les informations personnelles sont cryptées pour empêcher tout accès non autorisé. De plus, les serveurs sont souvent protégés par des pare-feux et des logiciels antivirus pour éviter les attaques de virus et de pirates informatiques.

En cas de besoin, les factures au format numérique peuvent être facilement trouvées et consultées en ligne. La facturation électronique entre les entreprises françaises assujetties à la TVA interviendra progressivement entre 2024 et 2026. Plus d’infos : https://www.economie.gouv.fr/cedef/facturation-electronique-entreprises. Les plateformes de facturation électronique offrent des fonctionnalités de recherche qui permettent de retrouver rapidement les factures en utilisant des critères tels que la date, le numéro de facture ou le nom du fournisseur. Cela facilite la gestion de la comptabilité et réduit le risque d’erreurs et de pertes de données.

5. Accessibilité :

L’accessibilité est un autre avantage majeur des factures numériques. Contrairement aux factures papier qui nécessite d’être stockées physiquement dans un lieu donné et peuvent être consultées à tout moment et de n’importe où, tant que vous avez accès à une connexion internet.

Cela est particulièrement pratique pour les entreprises qui ont besoin de gérer leur comptabilité au quotidien. Avec les factures au format numérique, il est possible de suivre en temps réel les transactions financières, de vérifier l’état des paiements et de s’assurer que les factures ont été reçues et traitées.

De plus, les factures informatisées peuvent être consultées à partir de différents appareils, tels que les smartphones, les tablettes ou les ordinateurs portables. Cela permet aux entreprises de rester connectées à leur comptabilité en déplacement, lors de voyages d’affaires ou de vacances.

Elles peuvent également être envoyées instantanément, ce qui permet de réduire les délais de traitement et de paiement. Les entreprises peuvent ainsi éviter les retards de paiement et les frais supplémentaires qui en résultent, et améliorer leur flux de trésorerie.

6. Simplification administrative :

La simplification administrative est l’un des avantages les plus importants des factures numériques. En effet, celles-ci permettent d’automatiser certaines tâches administratives, telles que la comptabilité et l’archivage, ce qui réduit les risques d’erreur humaine et de perte de temps.

Les informations importantes telles que les dates de paiement, les numéros de facture et les montants sont automatiquement enregistrés dans les systèmes de comptabilité de l’entreprise. Cela permet de réduire les tâches administratives fastidieuses et de gagner du temps.

De plus, les factures informatisées permettent de simplifier le processus d’archivage en permettant de stocker les factures numériques sur des serveurs sécurisés. Cela évite d’avoir à stocker des piles de papiers et permet de trouver facilement et rapidement une facture en cas de besoin.

Enfin, l’automatisation des processus de comptabilité peut également aider à réduire les coûts de main-d’œuvre en réduisant les tâches administratives et en permettant aux employés de se concentrer sur leur cœur de métier.

En conclusion, les factures électroniques sont un choix intelligent pour les entreprises et les particuliers qui cherchent à améliorer leur efficacité et à réduire leurs coûts. En finissant avec les factures papiers, nous contribuons à un monde plus respectueux de l’environnement et plus efficace.

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Les entreprises assujetties devront en effet recourir aux services d’une plateforme de dématérialisation pour recevoir dans un premier temps, puis pour transmettre leurs factures électroniques mais également pour adresser les données de transactions et de paiement à l’administration fiscale.

Elles seront libres de retenir soit une (voire plusieurs) plateformes de dématérialisation partenaires de leur choix, soit directement le portail public de facturation.

Mais alors sous quel format sera-t-il possible de transmettre et recevoir les factures. Dans cet article, nous allons passer en revue les trois différents formats de facturation électronique qui seront acceptés.

Factur-X 

Factur-X est un format de facturation électronique standard franco-allemand dit “mixte”. Il est basé sur un fichier PDF représentant la facture originale et un fichier XML contenant les données de façon structurée.

Il repose donc sur un ensemble de normes techniques et de spécifications établies par des organismes de normalisation européens pour permettre l’échange de factures électroniques entre entreprises, administrations publiques et consommateurs. Factur-X permet d’intégrer des informations structurées et des pièces jointes (comme des bons de commande ou des factures fournisseurs) dans un seul et même document, facilitant ainsi le traitement des factures.

 Il permet également une lecture automatisée et une reconnaissance optique des caractères, ce qui réduit les erreurs et les coûts liés à la saisie manuelle. Factur-X est compatible avec les autres normes de facturation électronique européennes, telles que PEPPOL et E-Invoicing. Cette solution est notamment recommandée pour les entreprises souhaitant répondre aux exigences de facturation électronique de la sphère publique française et européenne. 

UBL

UBL (Universal Business Language) est un standard de langage de modélisation de données XML (eXtensible Markup Language) utilisé pour la facturation électronique et l’échange de documents commerciaux entre entreprises. Il est développé et maintenu par le comité technique OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards).

UBL fournit un ensemble de modèles de données standardisés pour représenter les différentes informations liées aux transactions commerciales, tels que les commandes, les factures, les bons de livraison, les bons de commande, etc. Ces modèles de données sont conçus pour être interopérables entre différents systèmes informatiques, ce qui facilite l’échange de données entre les entreprises et permet une intégration facile avec les systèmes de gestion de la chaîne d’approvisionnement.

UBL permet également de personnaliser les modèles de données standardisés en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise et secteur d’activité, en ajoutant ou en modifiant des éléments de données pour répondre à des exigences particulières. UBL est largement adopté par les organisations internationales et les administrations publiques pour l’échange de documents commerciaux électroniques.

ECF-Delivery 

ECF-Delivery est un standard de facturation électronique développé par la Commission européenne pour faciliter l’échange de factures électroniques entre les entreprises européennes. ECF-Delivery permet de transmettre des factures électroniques en toute sécurité et de manière automatisée entre les partenaires commerciaux, en utilisant des messages XML (eXtensible Markup Language) conformes aux normes internationales.

ECF-Delivery permet également de gérer les différentes étapes du processus de facturation, telles que la validation, la signature électronique, la livraison et la réception des factures électroniques. Il fournit aussi des fonctionnalités avancées pour la gestion des erreurs et des rejets, ainsi que des mécanismes de suivi des factures électroniques pour assurer leur traçabilité et leur conformité aux réglementations en vigueur.

ECF-Delivery est conçu pour être interopérable avec d’autres normes et formats de facturation électronique tels que PEPPOL et UBL, ce qui permet une utilisation facile et une intégration transparente avec les systèmes de gestion de la chaîne d’approvisionnement.

Le format UBL est plus mis en avant par plusieurs organisations internationales dans le cadre d’échanges B to B ; le format ECF-Delivery est quant à lui susceptible d’être utilisé au niveau mondial par des partenaires commerciaux.  Enfin, le format Factur-X est actuellement mis en avant par l’ensemble de l’écosystème français ; le format PDF lisible comme une facture papier accompagné du fichier XML pour transfert et intégration des données. 

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Définition et utilité d’une plateforme de dématérialisation partenaires (PDP)

La plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) sera un opérateur de dématérialisation préalablement immatriculée par l’administration fiscale pour une durée de 3 ans renouvelable, ce qui lui permettra de transmettre les factures électroniques ainsi que des données vers cette dernière.

Plus précisément, une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) est un prestataire de services qui aura plusieurs rôles :

• Émission, transmission, réception de la facture électronique du fournisseur au client.En tant qu’intermédiaire, elle sera autorisée à convertir la facture établie par le fournisseur dans un format qui convient au client, dans le respect des conditions suivantes: maintien de l’intégrité des données, leur authenticité, leur lisibilité et leur exhaustivité ;

• Extraction et transmission de certaines données de la facture à l’administration fiscale (par exemple, identification du fournisseur et du client, montant HT de l’opération, montant de la TVA due, taux de TVA appliqué, …) ;

• Transmission de données de transactions qui ne font pas l’objet d’une facture électronique à l’administration ;

Par exemple, en France, dans le cadre de la facturation électronique, les entreprises sont tenues de transmettre à l’administration fiscale un fichier récapitulatif de leurs transactions sous forme dématérialisée, même pour les opérations qui ne font pas l’objet d’une facture électronique. Ce fichier est appelé la Déclaration de Relevé de TVA (DRTVA). Il doit être envoyé mensuellement ou trimestriellement, en fonction du régime d’imposition de l’entreprise, et doit contenir des informations telles que le montant des ventes, le taux de TVA appliqué, etc.

• Transmission des données de paiement pour l’ensemble des opérations.

Concrètement, voici ce qui est prévu

Concrètement, votre entreprise va émettre une facture pour un client. Cette facture devra contenir des informations obligatoires. Vous la déposez sur la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), qui aura donc pour rôle de vérifier  son contenu et son format. Si la facture ne contient pas l’ensemble des informations obligatoires et n’est pas dans le format attendu, alors elle sera rejetée et ne sera pas transmise au client.

Pour éviter un rejet de facture, il est recommandé d’utiliser un logiciel de facturation certifié pour être sûr du contenu, du format et de la bonne transmission au client final.

En plus, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) devront transmettre les informations liées à l’e-reporting à l’administration fiscale. Pour tout savoir sur ce sujet, nous vous invitons à lire l’article suivant sur notre blog: https://www.ozenie.fr/facturation-electronique-le-reporting-definition-entree-en-vigueur-et-modalites/

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En complément de la mise en place de la facturation électronique, les entreprises devront également se soumettre à l’e-reporting, c’est-à-dire transmettre des données complémentaires à l’Administration fiscale…

Mais alors, c’est quoi précisément l’e-reporting :

Par définition, l’e-reporting est un système de transmission des données à l’administration fiscale, qui vient en complément de la facture électronique en répertoriant les opérations non concernées par celle-ci.

Ici, l’objectif est de permettre le pré-remplissage des déclarations de TVA et d’aider à la lutte contre la fraude fiscale grâce à une vue d’ensemble de l’activité économique des entreprises.

Cela permet de rendre les échanges plus rapides, plus fiables et plus transparents entre les entreprises et les autorités fiscales. En effet, la transmission électronique des données fiscales permet de réduire les risques d’erreurs, de fraudes et de délais dans le traitement des déclarations fiscales.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises françaises, assujetties à la TVA ou non, ont une obligation d’e-reporting, dès lors qu’elles réalisent des opérations commerciales BtoC ou à l’étranger. Les entreprises faisant des transactions BtoB et BtoC sont donc concernées à la fois par la facturation électronique et l’e-reporting.

Les micro-entreprises et les personnes morales en franchise en base de TVA sont également impliquées, notamment pour pouvoir contrôler les dépassements de seuils.

Les échéances d’entrée en vigueur

Le déploiement du e-reporting suivra le même calendrier que la mise en place de la facturation électronique. Ainsi, toutes les grandes entreprises seront dans l’obligation de l’appliquer à partir du 1er juillet 2024.

Dès le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
dès le 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire ;
dès le 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises ainsi que pour les micro-entreprises.

Quelles sont les opérations concernées par le e-reporting ?

Les opérations qui devront donner lieu à la transmission de données (e-reporting) seront des données liées aux opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. (Listées dans l’article 290 du code général des impôts).

Concrètement, il s’agit :

des opérations de vente et de prestation de services avec des particuliers (commerce de détail)
des opérations de vente et de prestation de services avec des opérateurs établis à l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires…)
des données de paiement relatives à la vente de prestations de services

En revanche, les opérations bénéficiant d’une exonération de TVA, dispensées de facturation, n’entrent pas dans le champ du e-reporting. C’est le cas notamment de certaines opérations bancaires et d’assurance, les prestations médicales et de santé, les prestations d’enseignement, les opérations réalisées par les organismes sans but lucratif et dont la gestion est désintéressée.

Quelles informations vont devoir être transmises via l’e-reporting ?

En complément des données transmises via la facturation électronique / E-invoicing, les entreprises devront transmettre les données suivantes :

le numéro d’identification ;
La période au titre de laquelle la transmission est effectuée ou, pour les opérations donnant lieu à une facture électronique, la date de facture ;
La mention ‘option pour le paiement de la taxe d’après les débits’ lorsqu’il y a lieu ;
La catégorie de transaction soit :
Livraison de biens soumise à la taxe sur la valeur ajoutée ;
Prestation de services soumise à la taxe sur la valeur ajoutée ;
Livraisons de biens et prestations de services réalisées par des assujettis établis en France et qui ne sont pas situées en France.
Par taux d’imposition, le montant total hors taxe et le montant de la taxe correspondante ;
Le montant total de la taxe due en France ;
La devise ;
La date des transactions ;
Pour les opérations ne donnant pas lieu à une facturation électronique, le nombre de transactions quotidiennes ;
Pour les opérations donnant lieu à une facturation électronique, le numéro de la facture.

Comment seront transmises ces informations ?

Les données des transactions de l’e-reporting devront être transmises par l’entreprise qui réalise l’opération par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) de l’administration fiscale ou via le portail public de facturation (PPF), dans des formats définis.

Nous vous expliquerons les différents formats ainsi que les plateformes dans nos prochains articles.

En conclusion, l’e-reporting est un système de transmission électronique des données fiscales qui vient en complément de la facturation électronique. Il permet de préremplir les déclarations de TVA et d’aider à la lutte contre la fraude fiscale en offrant une vue d’ensemble de l’activité économique des entreprises. Toutes les entreprises françaises qui réalisent des opérations commerciales BtoC ou à l’étranger sont concernées, qu’elles soient assujetties à la TVA ou non. Les échéances d’entrée en vigueur du e-reporting varient selon la taille de l’entreprise. Les opérations qui doivent faire l’objet d’une transmission de données (e-reporting) concernent les entreprises soumises à la TVA en France et qui commercent avec des particuliers et plus largement des non assujettis (commerce BtoC), avec des entreprises non installées sur le territoire national. Cependant, les opérations bénéficiant d’une exonération de TVA ne sont pas concernées.

Pour finir, la sanction prévue en cas de non-respect des obligations de transmission des données est fixée à 250 Euros en cas de non-respect à l’obligation d’e-reporting, plafonnée à 15 000 Euros par année civile. Alors, prêts à basculer dans l’e-invoicing et l’e-reporting ?

L’article Facturation électronique – l’e-reporting ? (Définition, entrée en vigueur et modalités) est apparu en premier sur OZenie.

Cette obligation s’appliquera à toutes les entreprises assujetties à la TVA, quel que soit leur secteur d’activité, leur forme juridique ou leur chiffre d’affaires. Cela inclut les auto-entrepreneurs et les micro-entreprises qui réalisent des opérations avec des entreprises soumises à la TVA.

Qui est concerné par la facturation électronique ?

La facturation électronique est utilisée par une variété d’entreprises, allant des grandes entreprises aux petites entreprises. En effet, toutes les entreprises sont concernées par la facturation électronique. Les entreprises qui émettent ou reçoivent un nombre important de factures sont particulièrement intéressées par cette méthode de facturation, car elle peut offrir des avantages significatifs en termes de temps et de coûts. Les administrations publiques sont également de plus en plus intéressées par la facturation électronique.

Cette obligation s’appliquera à partir du 1er juillet 2024, l’ensemble des entreprises établies en France devront accepter les factures électroniques. L’émission obligatoire de facture électronique interviendra quant à elle progressivement, entre 2024 et 2026, à toutes les entreprises assujetties à la TVA, quel que soit leur secteur d’activité, leur forme juridique ou leur chiffre d’affaires. Cela inclut les auto-entrepreneurs et les micro-entreprises qui réalisent des opérations avec des entreprises soumises à la TVA.

Les gouvernements de nombreux pays ont introduit des réglementations qui imposent l’utilisation de la facturation électronique pour les transactions commerciales entre les entreprises et les administrations publiques. Par exemple, l’Union européenne a introduit une directive qui oblige les États membres à accepter et à traiter les factures électroniques dans le cadre des marchés publics.

En conclusion, la facturation électronique concerne toutes les entreprises qui réalisent des transactions commerciales, assujetties à la TVA ou non, quel que soit leur secteur d’activité, leur forme juridique ou leur chiffre d’affaires, à partir de 2024, 2025 ou 2026. Il est donc important pour les entreprises de se préparer à cette transition vers la facturation électronique pour bénéficier des nombreux avantages qu’elle offre.

Quelles opérations sont concernées par la facturation électronique ?

Les opérations concernées par l’obligation d’émettre des factures électroniques à partir de juillet 2024 en France sont les factures de vente et d’achat de biens et de services. Cela comprend les factures de ventes de produits ou de services, les factures de prestations de services et les factures d’acompte. Les notes de frais et les relevés de compte ne sont pas concernés par cette obligation. En d’autres termes, toutes les transactions commerciales entre entreprises soumises à la TVA devront être facturées sous format électronique progressivement, entre 2024 et 2026.

Cependant, pour être conforme à la réglementation, la facturation électronique doit être réalisée avec soin. Les entreprises doivent s’assurer que les factures électroniques émises sont conformes aux normes établies par l’administration fiscale. Elles doivent également conserver les factures électroniques pendant 10 ans à compter de la date d’émission, sous forme électronique.

En cas de non-respect de cette obligation, les entreprises s’exposent à des sanctions. En effet, l’administration fiscale pourra leur appliquer des amendes en cas de non-respect de cette obligation.

Plus d’informations sur : https://entreprendre.service-public.fr/actualites/A15683#:~:text=%C3%80%20partir%20du%201er,se%20pr%C3%A9parer%20%C3%A0%20ce%20changement

En fin de compte, la facturation électronique est une méthode de facturation moderne et efficace qui présente de nombreux avantages pour les entreprises. Les gouvernements de nombreux pays ont reconnu les avantages de la facturation électronique et ont mis en place des réglementations pour encourager son utilisation. L’obligation d’émettre des factures électroniques à partir de juillet 2024 peut être envisagée comme une opportunité pour les entreprises de moderniser leurs processus de facturation et d’améliorer leur efficacité opérationnelle. La facturation électronique peut en effet permettre de réduire les coûts de traitement des factures, d’optimiser le temps de traitement des factures et de limiter les risques d’erreurs de facturation.

Pour se conformer à cette obligation, les entreprises doivent se préparer dès maintenant en choisissant un logiciel de facturation simple et conforme. Elles doivent également former leur personnel à l’utilisation de ce logiciel et mettre en place des processus internes pour assurer la conformité de leurs factures électroniques.

Il est aussi important de se rappeler que la facturation électronique offre également des avantages pour les clients, car elle peut leur permettre de recevoir et de traiter leurs factures plus rapidement et plus facilement. Par conséquent, les entreprises qui émettent des factures électroniques peuvent améliorer la satisfaction de leurs clients et renforcer leur relation commerciale.

Enfin, l’obligation d’émettre des factures électroniques à partir de juillet 2024 sera une opportunité pour les entreprises de renforcer leur engagement en matière de responsabilité environnementale, car la facturation électronique permet de réduire la consommation de papier et d’encre, et donc de limiter l’impact environnemental de leurs activités.

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Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique, dite e-invoicing ou e-facturation, correspond au fait d’émettre, transmettre ou recevoir une facture dématérialisée via une plateforme. Elle concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties ou non à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations dites domestiques, à savoir qu’elles concernent le territoire national. Par ailleurs, les entreprises doivent transmettre à l’administration fiscale certaines informations (opération appelée e-reporting) relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Sont notamment concernées des entreprises soumises à la TVA en France et qui commercent avec des particuliers et plus largement des non assujettis ou avec des entreprises non établies sur le territoire national. La facturation électronique est également une alternative écologique à la facturation papier et offre de nombreux avantages en termes de rapidité, de sécurité et de simplicité. Plus d’informations sur : https://www.economie.gouv.fr/cedef/facturation-electronique-entreprises

Pourquoi la facturation électronique sera-t-elle obligatoire en 2024 ?

La facturation électronique est obligatoire en France pour les entreprises travaillant avec le secteur public ( collectivités, entreprises publiques, état…) depuis 2017, et elle sera étendue à l’ensemble des entreprises à partir de 2024. Cette mesure a été adoptée pour simplifier et moderniser les échanges commerciaux, réduire les coûts de gestion des factures, faciliter le suivi et le paiement des factures, ainsi que pour favoriser la transition numérique des entreprises.

Concernant la réception de factures : TOUTES les entreprises auront l’obligation d’accepter les factures au format électronique à partir du 1er juillet 2024, quelle que soit leur taille, assujetties ou non à la TVA.

Les entreprises auront l’obligation d’émettre les factures au format électronique selon le calendrier suivant :

1. 1er juillet 2024 : Grands comptes (+ de 5 000 salariés)
2. 1er janvier 2025 : ETI (de 250 à 5 000 salariés)
3. 1er janvier 2026 : PME et TPE / micro-entreprises : – de 250 salariés

Quels sont les avantages de la facturation électronique via OZénie ?

La facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises. Tout d’abord, elle permet de réduire les coûts de traitement des factures, en évitant les frais liés à l’impression, l’envoi postal et la saisie manuelle des données. Elle permet également de gagner du temps, en automatisant le processus de facturation et en facilitant le suivi des paiements. OZénie vous propose une solution logicielle certifiée NF525 par l’AFNOR dotée de nombreuses fonctionnalités : https://test.ozenie.fr/nos-modules/

Comment se préparer à la facturation électronique ?

Pour se préparer à la facturation électronique, les entreprises doivent commencer à basculer sur une solution de facturation adaptée à leur activité et choisir la formule qui convient le mieux à leurs besoins. Pour cela, elles doivent s’assurer qu’elles sont déjà ou seront en capacité de créer des factures dans le format minimal imposé par les plateformes. Il est aussi important de s’assurer que les partenaires commerciaux sont prêts à recevoir des factures électroniques et de mettre en place les procédures nécessaires pour garantir la conformité des factures électroniques avec les obligations légales en matière de TVA et de conservation des données.

Quelles sont les obligations légales liées à la facturation électronique ?

La facturation électronique doit respecter certaines obligations légales en matière de TVA et de conservation des données. Les factures électroniques doivent être émises, transmises, reçues et conservées dans des conditions qui garantissent leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité. Elles doivent de plus être conservées pendant une durée minimale. La certification NF525 permet de répondre à l’inaltérabilité des données, à leur sécurisation, conservation et archivage. Il faudra, par exemple, que les processus d’enregistrement, de modification ou d’annulation soient traçables durant au moins 6 ans.

Quelles sont les mentions fiscales générales à mettre sur une facture ?

D’un point de vue fiscal, chaque facture doit impérativement porter les mentions légales déjà bien connues de tous. Nous vous invitons à lire nos articles

1. Mentions obligatoires sur les factures : Tout savoir ! : https://test.ozenie.fr/mentions-obligatoires-sur-les-factures/)
2. et Nouvelle mention obligatoire sur les factures : https://test.ozenie.fr/nouvelle-mention-obligatoire-sur-les-factures/)

À partir de 2024, des données complémentaires devront figurer sur les factures afin de faciliter le transfert des factures vers le bon destinataire :

1. Numéro de SIRENT ou SIRET de l’émetteur de la facture
2. Numéro de SIREN ou SIRET du client destinataire de la facture
3. Le numéro de la facture, qui doit être unique

Mais également des données qui seront transmises à l’administration fiscales dans le but de lutter contre la fraude et préremplir les déclarations TVA :

1. Règlements totaux ou partiels encaissés
2. Référence à une facture antérieure (en cas d’avoir par exemple)
3. Référence au bon de livraison en lien avec la facture
4. Date effective de fin de livraison ou fin de prestation
5. Adresse de livraison des biens ou lieux de réalisation de la prestation
6. Détail des lignes de facturation (articles, prestations, prix unitaires, remises….)

En conclusion, la facturation électronique est une évolution incontournable qui offre de nombreux avantages aux entreprises. Bien préparées grâce à OZénie, les entreprises peuvent tirer parti de cette nouvelle mesure pour améliorer leur efficacité et leur compétitivité, tout en contribuant à la transition numérique de l’économie française.

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